Privacyverklaring | What The Fleet

Privacyverklaring – What The Fleet VOF

What the Fleet VOF (hierna: WTF) hecht grote waarde aan confidentialiteit en privacy en zorgt er in dit kader voor dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld. Het merendeel van onze informatie is toegankelijk zonder dat het noodzakelijk is uw gegevens te verstrekken.

In de gevallen waarin u toch wordt verzocht om persoonlijke informatie ter beschikking te stellen, waarborgt WTF volledige transparantie omtrent de verwerking van uw gegevens. Zij verzekert dat deze verwerking te allen tijde plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

1.Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

WTF is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens waarvan zij het doel en de middelen vaststelt.
Voor informatie, vragen of opmerkingen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons op de volgende wijze contacteren:

per post: What The Fleet VOF. Jeugdstraat 72, 3590 Diepenbeek
per e-mail: info@whatthefleet.be
telefonisch: +32 456 892 949

2. Welke persoonsgegevens worden verzameld?

2.1. Wanneer u gebruik maakt van de website, sociale media of met WTF communiceert via telefoon, e-mail, fax of ander digitaal communicatiekanaal, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor de volgende doeleinden:

teneinde de communicatie tussen u en WTF te faciliteren. WTF beroept zich in dit kader op het legitiem belang om te kunnen reageren op uw verzoeken, vragen of opmerkingen.
teneinde de inhoud en de algehele gebruikservaring van haar website en sociale media te optimaliseren. WTF beroept zich op het legitiem belang om bezoekers een waardevolle online beleving te bieden.

Om bovenstaand doel te bereiken, verwerkt WTF de volgende persoonsgegevens:

de basisidentificatiegegevens die u verstrekt, zoals voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, geboortedatum, bankrekeningnummer.
de inhoud van communicatie en de technische details van communicatie.
overige persoonsgegevens die u actief verstrekt.

2.2. Wanneer u zich aanmeldt voor de online nieuwsbrief, verwerken wij uw persoonsgegevens om u de nieuwsbrief of andere elektronische communicatie toe te sturen. Wij zullen u in dit kader altijd verzoeken om uw uitdrukkelijke toestemming.
U behoudt ten allen tijde de mogelijkheid om u af te melden voor de nieuwsbrief.
Voor het verzenden van elektronische communicatie verwerken wij uitsluitend uw basisgegevens, zoals uw voor- en achternaam en e-mailadres.

2.3. Wanneer u een reservering plaatst bij WTF en er bijgevolg een contractuele relatie tot stand komt, verwerkt WTF uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

teneinde de contractuele verplichtingen na te komen. De verwerking van uw persoonsgegevens is strikt noodzakelijk voor de totstandkoming en uitvoering van het contract.
het voeren van de normale bedrijfsadministratie, met name facturatie en relatiebeheer.
ter verdediging in gerechtelijke procedures, wanneer het in het legitiem belang van WTF is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

Om bovenstaand doel te bereiken, verwerkt WTF de volgende persoonsgegevens:

de basisidentificatiegegevens die u verstrekt, zoals voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, geboortedatum, bankrekeningnummer.
kopie van uw identiteitskaart of paspoort.
BTW nummer (indien van toepassing)
uw handtekening.
overige persoonsgegevens die u actief verstrekt.

2.4. Wanneer u solliciteert voor een van onze vacatures, zal WTF uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor de volgende doeleinden:

ter beoordeling van uw sollicitatie.
ter verdediging in gerechtelijke procedures, wanneer het legitiem belang van WTF is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u zich bij WTF aanmeldt zijn:

uw basisidentificatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer.

openbare informatie op uw sociale media.

informatie die werd opgenomen in uw cv en motivatiebrief.

alle andere persoonsgegevens die u in uw sollicitatie opneemt.

2.5. WTF is van mening dat de hierboven genoemde doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs binnen uw verwachtingen vallen.
Voor alle persoonsgegevens die wij onder deze omstandigheden hebben verzameld, benadrukken wij evenwel dat wij uw gegevens eveneens zullen verwerken om wettelijke verplichtingen na te komen.
In dit kader wordt verwezen naar elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

3. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend gedeeld met medewerkers van WTF. Alle personen die toegang hebben tot deze gegevens zijn gebonden aan strikte wettelijke en/of contractuele verplichtingen om de veiligheid en vertrouwelijkheid ervan te waarborgen.
Enkel de volgende partijen hebben toegang tot uw persoonsgegevens:

uzelf

medewerkers van WTF, evenals met bedrijven die ons helpen bij de verwerking van boekingen.

overheids- of gerechtelijke autoriteiten voor zover WTF verplicht is om hen uw persoonsgegevens toe te zenden (bijv. politie of gerechtelijke autoriteiten).

4. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt gedurende de periode die noodzakelijk is om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken. In dit artikel verschaft WTF u de benodigde informatie om inzicht te krijgen over de termijn waarbinnen zij uw persoonsgegevens bewaart.
Alle persoonsgegevens die WTF verzamelt via interacties met u, zoals via haar website, sociale media, telefoon, e-mail of andere digitale communicatiekanalen, worden bewaard zolang als nodig om met u te communiceren. WTF behoudt zich tevens het recht voor om een archief van de communicatie bij te houden. Dit stelt haar in staat om terug te keren naar eerdere communicatie teneinde nieuwe vragen, verzoeken of input op efficiënte wijze te kunnen verwerken.
Alle persoonsgegevens die WTF verzamelt in het kader van een contractuele relatie met u of de organisatie die u vertegenwoordigt, worden voor de duur van de contractuele relatie bewaard en ten minste tot één (1) jaar daarna.
Alle persoonsgegevens die WTF verzamelt in het kader van uw sollicitatie, worden bewaard gedurende uw sollicitatieprocedure. Indien WTF ervoor kiest om uw diensten in te schakelen, worden uw gegevens voor de duur van uw contract en tot twee (2) jaar na beëindiging van het contract bewaard.

5. Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?

Zoals eerder toegelicht, hecht WTF groot belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens die door haar worden verwerkt. Om deze reden heeft zij diverse maatregelen getroffen om de beveiliging van de door haar verwerkte persoonsgegevens te waarborgen.
Deze maatregelen omvatten onder meer het beperken van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden die WTF u heeft meegedeeld.
WTF heeft tevens zowel technische als organisatorische maatregelen geïmplementeerd om haar infrastructuur, systemen, toepassingen en processen adequaat te beveiligen.

6. Wat zijn mijn rechten als betrokkene?

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de door WTF verzamelde gegevens te beheren door uw rechten als betrokkene uit te oefenen:

recht van inzage en kopie: u heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te verkrijgen.

recht van rectificatie: u heeft het recht om uw gegevens door ons te laten aanpassen indien u meent dat we beschikken over foutieve gegevens.

recht op intrekking: indien u in het verleden toestemming heeft gegeven om uw gegevens te verwerken, dan kunt u uw toestemming, zonder toelichting, op elk ogenblik intrekken.

recht op vergetelheid: u heeft het recht te vragen dat we uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen wanneer –

- u geen toestemming meer geeft om uw gegevens te verwerken.
- uw gegevens niet langer nodig zijn voor WTF.
- uw gegevens zonder expliciete toestemming verkregen zijn.
- uw gegevens verkregen zijn toen u nog minderjarig was.
- Het wettelijk verplicht is – bijvoorbeeld na een klacht omschreven in artikel 7.

recht op beperking van verwerking: u heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken –

- gedurende de periode dat WTF uw verzoek om een correctie van uw persoonsgegevens beoordeelt.
- gedurende de periode dat WTF uw bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens beoordeelt.
- wanneer uw gegevens onrechtmatig zijn verkregen, maar u de voorkeur geeft aan een beperking boven het wissen ervan.
- Wanneer WTF uw gegevens niet langer nodig heeft, maar u ze nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening van of verdediging tegen een rechtsvordering.

Indien u een van deze rechten wenst uit te uitoefenen, verzoekt WTF u om contact met haar op te nemen via de gegevens omschreven in artikel 1 van de privacyverklaring.
Uw verzoek tot uitoefening van een van bovenstaande rechten dient specifiek te vermelden welk recht u wenst uit te oefenen. Daarnaast verzoekt WTF u aan te geven in welke context zij uw persoonsgegevens heeft verkregen, zodat zij uw aanvraag op efficiënte en zorgvuldige wijze kan behandelen.
Het verzoek dient te worden gedateerd en ondertekend en moet tevens een digitale kopie van uw geldig identiteitsbewijs omvatten.
WTF bevestigt de ontvangst van uw verzoek zo spoedig mogelijk. Indien uw aanvraag gegrond is, informeert WTF u hierover binnen een termijn van maximaal dertig (30) dagen na ontvangst.

7. Welke klachtmogelijkheden heb ik als betrokkene?

Hoewel we er alles aan doen om uw privacy te waarborgen en de geldende wetgeving strikt na te leven, is het mogelijk dat u niet akkoord gaat met de wijze waarop WTF uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt.
In dat geval nodigen wij u uit om rechtstreeks contact met ons op te nemen via de gegevens in artikel 1 van de privacyverklaring.
Tevens heeft u te allen tijde de mogelijkheid om een officiële klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,

Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

8. Slotbepaling WTF behoudt zich het recht om haar privacyverklaring op elk ogenblik eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde privacyverklaring treedt onmiddellijk in werking vanaf het ogenblik van publicatie op de website.

Datum waarop de privacyverklaring het laatst werd gewijzigd: 27 januari 2025